ITを活用した業務効率化（パンの製造・販売業）
~ 社内システムのデータを活用して手作業を半減 ~
捻出した時間を拡販活動にかけて売上拡大へ

✦相談のきっかけ

出張相談会にて、ITを活用した身近な業務改善の事例を紹介したところ、社内業務の効率化について支援してほしいとの依頼があった。
まずは、お得意様に送付しているDMのラベル印刷に多くの手間とコストがかかっているので改善したいとのこと。

✦支援の流れ、課題

DM発送の業務における、顧客リストの抽出、DM発送用の宛先ラベル作成作業についてヒアリングをした結果、
販売管理システムにあるすべての顧客マスタから手作業にて送り先顧客を抽出しており、
お得意様以外にもDMを送付してしまっているため、販売実績情報がうまく活用できていないという課題が浮き彫りになった。

✦解決策の提案と実行

①販売管理システムの顧客マスタと販売実績情報を付き合わせて活用することを提案した。
②Excelを使って顧客マスタの情報と取引の多い顧客リストを結合させて送り先の住所録を作る方法、およびそのデータをラベル印刷ツールに取り込む方法を指導した。

✦支援活動の成果

①DM発送業務について、従前5～6時間かかっていた作業が約半分に短縮できるようになった。また発送コストも削減できた。
②そのため、DM発送頻度を増やすことができ、顧客の獲得、および注文増につながっている。

✦相談者の声

Excelのデータベースとしての活用方法を知らなかったが、社内システムの情報をExcelに取り込むことにより、手作業を大幅に減らせることを実感できた。
今後は他の社内のさまざまな帳票についても、データを活用できるよう工夫していきたい。